이 페이지는 AIWORKS의 관리자메뉴 중 근태관리의 ‘휴가관리’에 대한 내용을 안내하고 있습니다.

빠른 확인을 원하시면 해당하는 항목을 선택해주세요.

• 1. 연차 규칙 설정
  • – 회계일 기준
  • – 입사일 기준
  • – 연차정보 일괄등록
• 2. 휴가 설정 (등록)
• 3. 휴가 부여/차감
• 4. 전사 휴일 설정
• 5. 연차휴가 사용 촉진(New!)
  • – 템플릿 관리
  • – 사용 요청
  • – 사용일 지정

연차 발생 규칙은 회계일 기준과 입사일 기준으로 기준해서 부여할 수 있습니다.

– 회계일 기준

회계일을 기준으로 연차를 발생시키는 화면은 다음과 같습니다.
① 연차 발생 기준 : 회계일 기준을 선택합니다.
② 회계일 : 1월 1일 부터 12월 1일까지의 옵션 중 선택할 수 있습니다.
③ 연차 자동 소멸 : 1년 후 소멸 / 소멸 없음 중에 선택 가능합니다.
④ 입사자 월차 : 매월 만근시 1일 / 입사일에 11일 선발생 / 입사일에 회계일까지 연차 선발생 중 선택
⑤ 입사자 1년 만근 연차 : 첫 회계일에 근무한 기간의 연차 발생 / 첫 회계일에 15일 발생 / 입사일에 회계일까지 연차 선발생 중 선택
⑥ 입사일을 선택해 발생될 연차를 미리 볼 수 있으며, 연차 개수 옆 위 아래 화살표 버튼으로 연차 개수를 조정할 수 있습니다.

– 입사일 기준

입사일을 기준으로 연차를 발생시키는 화면은 다음과 같습니다.
① 연차 발생 기준 : 입사일 기준을 선택합니다.
② 연차 자동 소멸 : 1년 후 소멸 / 소멸 없음 중에 선택 가능합니다.
③ 입사자 월차 : 매월 만근시 1일 / 입사일에 11일 선발생 중 선택
④ 입사자 1년 만근 연차 : 첫 회계일에 15일 발생 / 입사일에 회계일까지 연차 선발생 중 선택
⑤ 입사일을 선택해 발생될 연차를 미리 볼 수 있으며, 연차 개수 옆 위 아래 화살표 버튼으로 연차 개수를 조정할 수 있습니다. 설정을 마치셨다면 화면 오른쪽 상단의 ‘저장’ 버튼을 눌러주세요.
‘초기화’ 버튼은 최조에 설정된 값으로 돌아가는 버튼입니다.

– 연차정보 일괄등록

엑셀로 관리하던 과년도 연차 데이터를 일괄로 업로드할 수 있습니다. 오른쪽 상단의 ‘업로드’버튼을 클릭해주세요. 아래와 같은 팝업창이 나타납니다. 화면 오른쪽의 ‘Sample Download’버튼으로는 데이터 입력에 참고할 수 있는 샘플데이터를 다운로드받을 수 있습니다.
형식에 맞게 데이터를 입력한 파일을 업로드한 후 등록 버튼을 눌러주세요. 업로드한 데이터가 근태관리 시스템에 자동으로 입력됩니다. 입력된 데이터는 휴가조회>연차현황 메뉴에서 확인할 수 있습니다.

회사의 휴가 종류를 관리하는 메뉴입니다.
① 휴가 그룹 표시입니다. 폴더를 클릭해 휴가를 열고, 닫을 수 있습니다.
② 이 버튼을 드래그하면 휴가의 순서를 변경할 수 있습니다.
③ 새로운 ‘휴가 그룹’을 등록하는 버튼입니다.
④ 새로운 휴가를 등록하는 버튼입니다.
⑤ 휴가 또는 휴가그룹을 삭제하는 버튼입니다. 휴가 그룹을 삭제하는 경우, 해당 휴가그룹에 속한 휴가는 ‘그룹없음’으로 변경됩니다.

– 휴가 종류 추가하기

[1단계] 오른쪽 상단의 ‘등록’ 버튼을 눌러주세요. 아래와 같은 화면이 나타납니다. [2단계] – 1 사용 일수를 1일 미만으로 입력하는 경우 ‘고정시간사용’ 옵션이 나타납니다
모든 조건을 설정 후 하단의 ‘저장’ 버튼을 클릭합니다.
[2단계] – 2 사용 일수를 1일 이상으로 입력하는 경우 ‘연속사용가능일수’ 옵션이 나타납니다
모든 조건을 설정 후 하단의 ‘저장’ 버튼을 클릭합니다.
[3단계] 새로운 휴가가 생성되었습니다.

관리자가 사용자에게 직접 휴가를 부여하거나 차감할 수 있으며, 이력을 확인합니다. 여기에서 부여/차감된 휴가는 사용자 화면의 ‘연차 발생/소멸 이력’에서 ‘조정’ 휴가로 표기됩니다. 사용자에게 휴가를 부여/차감하는 방법은 아래와 같습니다.
오른쪽 상단의 ‘휴가 부여/차감’ 버튼을 클릭해 나타난 팝업창에서 사용자를 선택하고, 부여/차감을 선택한 뒤 일수를 입력해주세요. 내용을 입력하고 ‘저장’버튼을 누르면 사용자에게 휴가가 부여/차감됩니다.
🔔’부여’를 선택하면 생성일과 소멸일을 설정할 수 있습니다.

기본으로 대한민국의 국가공휴일이 등록되어 있습니다. 새로운 전사 휴일을 등록하시려면 오른쪽 상단의 ‘전사휴일 추가’ 버튼을 눌러주세요. 다음과 같은 창이 나타납니다. 이름과 아이콘, 날짜, 반복여무, 음력 여부를 설정해주세요. 필요하신 경우 대체휴일도 적용할 수 있습니다. 대체휴일 날짜와 토요일 적용 여부를 확인한 뒤 ‘저장’버튼을 눌러주세요. 새로운 전사 휴일이 등록되었습니다.

연차 사용 촉진 제도는 직장인들의 휴가 사용을 장려하기 위한 것으로, 휴가 사용 기간이 만료되기 전 근로자에게 연차 휴가를 사용하도록 미리 알리는 것을 말합니다.
사용자(회사)는 연차가 소멸하기 6개월 전에 1차적으로 근로자에게 남은 휴가 일수를 알려야 하며, 근로자는 알림을 받는 날로부터 10일 이내에 휴가 사용 시기를 회사에 통보해야 합니다. 또한, 연차 소멸 2개월 전에 다시 2차 사용 촉진을 하여 근로자에게 연차 사용 통보를 전해야 합니다.
2020년 개정 근로기준법에 따라 1년 미만 근로자에게도 연차 사용 촉진이 가능하도록 변경되었습니다. 

시작하기 전에,
 연차휴가 사용 촉진 대상자가 발생하면 관리자가 알림을 받게 됩니다.
아이웍스 서비스 상단 ‘알림’창에서 해당 알림을 받은 경우 연차휴가 사용 촉진 과정을 진행해주세요. 

 ‘사용자 계정 관리’ 메뉴에서 사용자 계정을 등록하게 되면 ‘연차 규칙 설정’에 설정되어있는 연차발생규칙에 따라 ‘연차휴가 사용 촉진’에 대한 리스트가 생성됩니다. 사용자들의 입사일과 연차에 대한 사용기한, 상태 등의 정보를 확인할 수 있습니다.

* 범례 안내
• 구분: 발생한 연차의 종류입니다.
  – 연차: 전년도 1년간 출근율에 따라 발생한 연차휴가
  – 월차 1차: 1년 미만 입사자의 첫 9개 연차 ( 소멸 3개월 전 사용 촉진 필요 )
  – 월차 2차: 1년 미만 입사자의 마지막 2개 연차 ( 소멸 1개월 전 사용 촉진필요)
  
• 사용 기한: 해당 연차의 사용 기한입니다. 월차와 연차의 사용 시기가 상이합니다.
• 상태: 해당 연차에 대한 사용 촉진 상태를 표시합니다.
  – 공란(빈칸): 촉진시기가 되지 않아 표시할 상태가 없음
  – 사용 요청 D-10 ~ D-day: 연차사용 촉진이 가능한 상태. 10일간 연차촉진 메일을 송부할 수 있습니다. 관리자에게 ‘연차촉진이 가능한 사용자가 발생했습니다’와 같은 알림이 발송됩니다.
  – 재요청 D-10 ~ D-day: 연차사용 촉진 메일을 송부했으나 근무자가 계획서를 제출하지 않은 경우, 재알림을 발송할 수 있습니다.
  – 작성 완료: 근무자가 연차사용계획서를 작성 완료한 상태입니다.
  – 사용일 지정 D-60 ~ D-day: 근무자가 기한 내 연차사용계획서를 제출하지 않아 관리자가 직접 사용자의 연차사용일을 지정할 수 있는 기간입니다.
  – 지정 완료: 관리자가 직접 근무자의 연차사용일을 통보 완료한 상태입니다.
  – 기간 만료: 지정된 연차사용촉진에 대한 프로세스를 따르지 않았거나 기한이 만료되어 연차촉진이 불가능한 상태입니다. 이 경우 회사는 사용자에게 연차휴가 미사용 수당을 지급해야 합니다.
  

 ① 조회할 연도를 선택하고 재직자/퇴사자를 선택합니다.
② 사용자 또는 조직명으로 검색할 수 있습니다.
③ 한 페이지에서 조회할 데이터 개수를 선택합니다.
④ 연차휴가 사용 요청서, 통지서 및 휴가계획서 템플릿을 관리할 수 있습니다. (기본 양식 제공)
⑤ 사용자에게 연차휴가 사용 요청을 보낼 때 사용하는 버튼입니다.


– 템플릿 관리하기

[1단계] 
오른쪽 상단의 ‘템플릿 관리’ 버튼을 눌러주세요. 아래와 같은 화면이 나타납니다.
요청서 및 계획서 양식을 기본으로 제공해드립니다. 해당 문서를 회사에 맞게 수정할 수 있습니다.
수정하려는 템플릿 이름 오른쪽의 수정 버튼을 클릭해주세요.
  [2단계]  미사용 연차휴가 사용 요청서를 수정합니다.
‘내용’란에 사용 요청서의 내용을 작성합니다. 에디터를 사용해 표 삽입이나 글자에 효과를 주는 것도 가능합니다.
* [$ $] 형식으로 텍스트를 입력하는 경우 직원이름 / 제출마감일 / 잔여연차수 값을 해당 텍스트에 설정할 수 있습니다.
아래 ① ② ③순서와 같이 입력한 순서에 따라 아래 ‘변수’란에 해당 변수가 생성됩니다.
작성을 마치면 ‘저장’ 버튼을 눌러주세요. 

– 사용 요청하기

[1단계]   연차휴가 사용을 촉진할 사용자를 선택하고 ‘사용 요청’ 버튼을 클릭합니다. 
연차휴가 사용 촉진이 가능한 사용자의 이름 앞에는 체크박스가 있어 쉽게 확인할 수 있습니다.   [2단계]  사용요청 버튼을 클릭하면 다음과 같은 창이 나타납니다.
각 사용자의 상황에 맞게 연차 / 월차1차 / 월차2차에 선택한 사용자가 자동으로 입력됩니다.
제출기한은 연차촉진 요청서를 보낸 날로부터 10일 후로 자동으로 입력됩니다.
선택한 사용자를 확인한후 미리보기 버튼을 클릭합니다.
  [3단계] 문서 제목 및 사용자 이름이 알맞게 생성되었는지 확인할 수 있습니다.
미리보기로 문서를 다 확인하셨다면 상단의 x 버튼으로 화면을 종료하고 미사용 연차휴가 사용 촉진 화면으로 돌아갑니다.
*여러 명의 사용자를 선택한 경우 화면 왼쪽과 오른쪽에 < > 버튼이 생성되며 해당 버튼을 통해 다음 / 이전 사용자에 해당하는 문서를 확인할 수 있습니다.  [4단계]  사용요청 버튼을 클릭합니다.   [5단계] 사용요청을 완료한 사용자의 상태는 ‘재요청 d-9’으로 표기되며, 오른쪽에 ‘요청서 보기’ 버튼이 생성되어 관리자가 전송한 요청서를 확인할 수 있게 됩니다.

🔔 요청서는 하루에 한 번만 전송할 수 있습니다. 

[6단계] 연차사용 촉진 요청서를 받은 사용자는 해당 문서를 통해 사용일을 설정하고 상신하게 됩니다.
상신을 완료한 사용자의 상태는 ‘작성 완료’로 변경되며, 해당 사용자의 연차사용일은 이름 오른쪽의 ‘계획서 보기’ 버튼을 통해 확인할 수 있습니다.
🔔 사용자가 계획서를 제출한 경우, 사용자는 해당 날짜에 ‘휴가요청’을 별도로 상신해야 합니다.
🔔 오른쪽 상단의 ‘수정’버튼을 통해 근무자가 제출한 사용계획서를 관리자가 직접 수정할 수 있습니다.

 – 관리자가 직접 사용일 지정하기

  사용계획서를 요청 했는데도 불구하고 사용 요청 기간동안 사용자가 계획을 상신하지 않은 경우 관리자가 직접 사용자의 연차사용일을 지정할 수 있습니다.
🔔 이 경우 해당 날짜에 사용자의 휴가가 자동으로 설정되며, 사용자는 휴가요청을 별도로 상신할 필요가 없습니다.

[1단계] 사용일을 지정할 사용자 이름 오른쪽의 ‘사용일 지정’ 버튼을 클릭합니다.  [2단계] 미사용 연차휴가 사용시기 지정 통지 화면을 확인할 수 있습니다.
 1. 사용하게 할 휴가 종류를 선택합니다. 해당 종류는 ‘휴가관리 > 휴가 설정’ 메뉴에서 설정한 휴가 종류 중 연차가 차감되는 휴가만 리스트에 표기됩니다.
2. 휴가 종류를 선택하고 날짜를 선택합니다. 날짜마다의 색으로 지정한 휴가 종류를 확인할 수 있습니다.
3. 날짜마다의 휴가 종류를 확인합니다.
4. 사용자의 연차 정보를 확인합니다. 촉진 대상 연차와 사용연차가 동일한 경우에만 ‘전송’을 할 수 있습니다.
[3단계] 미리보기 확인 완료되면 x버튼으로 화면을 종료해주세요. 상단 인쇄버튼으로 해당 문서를 인쇄할 수도 있습니다. [4단계] 전송 버튼을 클릭합니다. [5단계] 사용자의 상태가 ‘지정완료’로 변경되고, 오른쪽 사용계획란에 ‘통지서보기’버튼이 나타납니다. [6단계] 통지서 화면은 아래와 같습니다.