이 페이지는 AIWORKS의 관리자메뉴 중 ‘결재 양식 관리’와 ‘문서관리’에 대한 내용을 안내하고 있습니다.

빠른 확인을 원하시면 해당하는 항목을 선택해주세요.

• 1.결재 양식 관리
  • – 카테고리 생성
  • – 결재양식 추가
  • – 결재양식 편집
• 2. 문서관리

‘결재양식 관리’에서는 전자결재에 사용되는 문서 양식을 관리할 수 있습니다.
① 결재 문서를 카테고리화 하여 관리합니다.
② 해당 카테고리 안에 생성되어있는 결재 양식 리스트입니다. 기본으로 등록되어 있는 결재 양식은 삭제하실 수 없습니다.
🔔 입력항목설정 옆의 초록색 버튼( )은 사용환경에 따라 ‘양식편집’ 버튼으로 표시될 수 있습니다.

– 카테고리 생성

새로운 결재 양식 카테고리를 생성합니다.

[1단계] 상단의 버튼을 누르면 리스트 하단에 다음과 같이 입력 창이 나타납니다.

[2단계] 카테고리명을 입력한 후 ‘저장( )’버튼을 눌러주세요. [3단계] 새로운 카테고리가 생성되었습니다.

– 결재양식 추가

[1단계]
① 결재양식을 생성할 카테고리를 선택해주세요.
② 화면 오른쪽 상단의 버튼을 눌러주세요.

[2단계] 다음과 같은 화면을 확인하실 수 있습니다.

[3단계]
① 카테고리명을 확인해주세요. 기본 설정은 선택한 카테고리명입니다.
② 문서 이름을 입력해주세요.
③ 보존기간을 선택해주세요. 기본 설정은 5년입니다.
④ 문서번호 규칙을 설정해주세요. 항목을 입력한 순서대로 문서 번호 규칙이 생성됩니다.
🔔 아무 항목도 입력하지 않을 경우, 기본 문서번호는 ‘결재양식명-연월일001’의 형식입니다.
입력을 마치시면 ‘확인’ 버튼을 눌러주세요.

– 결재양식 설정하기

⦁ 사용여부 설정

결재양식이 생성된 시점에는 해당 양식의 사용 여부가 off로 되어 있습니다. 해당 양식을 활성화시키려면 아래 화면과 같이 스위치를 클릭해주세요.

‘사용하시겠습니까?’라는 확인창이 나타납니다. ‘예’를 눌러주세요.

화면과 같이 스위치의 상태가 변경됩니다. 이제부터 사용자는 해당 결재양식으로 전자결재문서를 기안할 수 있습니다.

⦁ 문서설정

문서를 생성할 때 설정한 정보와 조건은 ‘문서설정’ 기능을 통해 수정할 수 있습니다. 클릭하면 결재양식을 생성할 때와 동일한 화면을 확인할 수 있습니다. 수정이 필요한 정보를 수정한 후 ‘확인’ 버튼을 눌러주세요.

⦁ 결재선 설정

해당 양식의 결재선을 미리 지정할 수 있는 기능입니다.
버튼을 누르면 아래와 같은 화면이 나타납니다.
① 이름이나 부서로 검색할 수 있습니다.
② 왼쪽 화살표로 부서 내 사용자를 확인하고, 체크박스로 체크할 수 있습니다.
③ 사용자 또는 부서를 선택 후 버튼을 눌러주세요.
🔔 ‘결재자’ 에는 ‘사용자’만, ‘수신자’와 ‘참조자’에는 사용자와 부서를 추가할 수 있습니다. ① 사용자의 이름 앞 체크박스에 체크 한 후, 버튼으로 결재자에 추가합니다.

🔔결재자 옵션으로는 ‘결재’와 ‘협조’가 있습니다.
① 필요한 경우 수신자와 협조자 등을 추가합니다. 작성을 마치셨다면 ‘저장’ 버튼을 눌러주세요.

⦁ 입력항목 설정

결재문서에 추가적인 입력 항목이 필요하다면 ‘입력항목 설정’ 버튼으로 설정하실 수 있습니다. 버튼을 누르면 아래와 같은 화면이 나옵니다. 왼쪽 상단의 버튼을 누르면 오른쪽 ‘항목추가 및 수정’ 화면에 입력창이 나타납니다. ①항목이름과 ②항목종류를 입력 후 ‘저장’ 버튼을 눌러주세요.

* 항목종류
• 문자열 : 한 줄 입력란이 생성됩니다.
• 긴문자열 : 입력상자가 생성됩니다
• 날짜 : 1일을 입력할 수 있는 날짜 입력란이 생성됩니다.
• 날짜기간 : 두 개의 날짜 입력란이 생성됩니다.

⦁ 양식편집

결재양식 본문 내용을 미리 설정해두려는 경우 사용하는 기능입니다. 아래 화면에 표시된 초록색 버튼( )을 눌러주세요.
🔔 사용환경에 따라 ‘양식편집’ 버튼으로 표시될 수도 있습니다.
문서형식 편집이 가능한 입력창이 나타납니다. 예시와 같이 내용을 입력한 후, 하단의 ‘확인’ 버튼을 클릭하시면 내용이 저장됩니다.

2. 문서관리

사내 전체 사용자가 기안한 전자결재 문서 이력을 확인하는 메뉴입니다.

① 검색조건 필터, 문서 폐기, 한 화면에서 볼 목록의 수를 설정합니다.
② 각 문서의 결재상태를 한 눈에 확인할 수 있습니다. 검색조건을 설정해 문서 이력을 검색할 수 있습니다.

* 필터 설명
• 결재상태 : 결재중, 수신대기, 반려, 회수, 결재완료
• 결재양식 : 결재양식관리 메뉴에서 설정한 결재양식 리스트가 보여집니다.
• 제목 : 입력한 문자열이 포함된 제목의 결재문서를 검색합니다.
• 기안자 : 입력한 문자열이 포함된 이름을 가진 사용자가 기안한 문서를 검색합니다.
• 기안일 : 해당 기간동안 기안된 문서를 검색합니다.